Aufbewahrungsfristen
Sind personenbezogene Daten in Datensätzen enthält greift die Löschverpflichtung nach Art. 17 DSGVO. Dieser enthält gleichzeitig auch Gründe für die Aufbewahrung der Daten über der Erstellungszeitraum hinaus. Einer der Gründe kann die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht für alle Nachweise zu Geldflüssen sein. Viele andere gesetzliche Vorgaben bilden ebenfalls das Fundament für eine längere Speicherung. Hieraus folgt ein komplexer Prozess, bis alle Daten mit den richtigen Löschfristen versehen sind, weshalb die Erstellung eines Löschkonzepts ratsam ist.
Löschkonzept
An einem Löschkonzept können sich Beschäftigte des Unternehmens orientieren, wann welche Daten zu löschen und welche Dokumente zu vernichten sind. Weiter unten im Beitrag finden Sie eine Auflistung verschiedener Aufbewahrungsfristen als Ankerpunkt. Zur Berechnung der Löschfrist können Sie sich einerseits an den steuerrechtlichen Vorgaben nach Art. 147 AO und andererseits nach der Methode zur Fristberechnung gem. § 199 BGB orientieren. Hiernach beginnt eine Frist erst mit Ablauf des letzten Tages des Kalenderjahres, in welchem der Beleg/Anspruch entschaden ist bzw. der Zweck erloschen ist. So beginnt zum Beispiel die Aufbewahrungsfrist für eine Personalakte nicht am Tag des Austritts, sondern am 1. Januar des Folgejahres.
Im Zuge des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) wurde die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre reduziert; vornehmlich durch Anpassung von § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch. Es ist nun zwischen Aufbewahrungsfristen von 6, 8 und 10 Jahren zu differenzieren. Die verkürzte Aufbewahrungsfrist gilt rückwirkend für alle Unterlagen, deren ursprüngliche 10-jährige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. In unserer Beratungspraxis hat sich die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre nicht bewährt. Die praktische Ausgestaltung zeigt, dass Belege unmittelbar mit den Buchungskonten, welche 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, digital verwoben sind und der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ vorrangig ist. Gleichsam ist regelmäßig ein Nachweis für einzelne Geldflüsse durch die Vorlage von Verträgen, Bescheiden oder Aufstellungen erforderlich. Mithin empfehlen wir auch für Vertragsdokumente weiterhin 10 Jahre als Löschfrist anzusetzen.
Allgemeine Aufbewahrungsfristen
| Dokumententyp/Datenart | Löschfrist |
|---|---|
| Angebote | 6 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Anhang zum Jahresabschluss | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Arbeitsanweisungen | 3 Jahre nach Außerkraftsetzung und Kalenderjahrende (einfache Verjährungsfrist nach §§ 195 ff. BGB); wenn zum Verständnis von Jahresabschlüssen erforderlich, dann 10 Jahre gem. § 257 HGB |
| Arbeitsschutzunterweisungen | Nachweise regelmäßiger Unterweisung drei Jahre nach Austritt gem. §§ 195 ff. BGB |
| Arbeitssicherheit – Einträge im Verbandbuch | 5 Jahre nach § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Arbeitsverträge | 10 Jahre nach Austritt von Beschäftigten gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB. Bei möglichen Ansprüchen auf eine betriebliche Altersvorsorge, sollten Arbeitsverträge und Beendigungsnachweise bis zum Tod von Beschäftigten und derer Hinterbliebenen, die einen bis zu 30-jährigen Anspruch auf Bezüge nach § 18a BetrAVG haben können, aufbewahrt werden, § 4a BetrAVG; dies kann zu einer ca. 85 jährigen Aufbewahrungsfrist führen. |
| Arbeitszeiterfassung | grds. 2 Jahre nach § 16 Abs. 2 ArbZG sowie MiLoG, jedoch 10 Jahre, wenn Arbeitszeiten für Zuschlagsberechnung relevant oder zusammen mit Urlaub in einer Datenbank > Dokumentation Urlaub zum Nachweis von Rückstellungen in der Bilanz steuerrechtlich 10 Jahre relevant nach § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Bankbelege | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB und Aufzeichnungspflicht nach § 28f SGB IV in Verbindung mit der Prüfung nach § 28p SGB IV, die mindestens alle vier Jahre stattfindet. |
| Belege, soweit buchungsrelevant | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Besucherdaten | Je nach Zweck der Erfassung bis zu 3 Jahre nach Kalenderjahrende nach §§ 195 ff. BGB, in der Regel 1 Jahr ausreichend zur Nachverfolgung von Ereignissen. |
| Betriebliche Gesundheitsvorsorge – Einladung und Annahme/Ablehnung betriebsärztlicher Untersuchungen | 3 Jahren nach Austritt von Beschäftigten nach §§ 195 ff. BGB |
| Betriebliches Eingliederungsmanagement | Nach Abschluss des BEM-Verfahrens die BEM-Akte nach 3 Jahren löschen, §§ 195 ff. BGB. Vorher organisatorische Formulare wie Maßnahmenblatt, Einladungsschreiben und Dokumente zum Datenschutz in die Personalakte verbringen (keine Gesprächsprotokolle mit sensiblen Daten). Eine über die drei Jahre hinausgehende Speicherung der BEM-Akte ist nicht gelebte Praxis und entspricht nicht dem Grundsatz der Speicherbegrenzung und dem Recht auf Löschung, da der Verarbeitungszweck entfallen ist. Der BEM Teilnehmer hat stets das Recht auf Herausgabe der BEM-Akte, weshalb die Speicherung der Nachweise zur ordnungsgemäßen Durchführung des BEM-Verfahrens in der Personalakte zwingend erforderlich sind. |
| Betroffenenanfragen | 3 Jahre nach Abschluss der Anfrage gem. §§ 195 ff. BGB |
| Bewerberdaten in Bewerberpool oder als Initiativbewerbung nach Einwilligung der Person | Bewerberpool: bis zu 2 Jahre auf Basis der Einwilligung. Initiativbewerbung: Löschung nach Entscheidung, maximal 1 Jahr. Bei Einwilligung auch längere Aufbewahrung bis eine Vakanz besteht. |
| Bewerberdaten nach Absage | maximal 6 Monate (Klagefrist nach § 15 (4) AGG (2 Monate) + 3 Monate Frist aus Arbeitsgerichtsgesetz (§ 61b ArbGG)) + „Postlaufzeit“ |
| Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Cookies, die einwilligungsbedürftig sind nach § 25 TDDDG | in der Regel max. 2 Jahre bei Einwilligung |
| Darlehensunterlagen als Buchungsbeleg | 10 Jahre nach Tilgungsende nach § 147 AO i.V.m. § 257 HGB nach Kalenderjahrende |
| Daten, die auf Basis einer Einwilligung verarbeitet werden | bis Widerruf, nach Widerruf 3 Jahre gem. §§ 195 ff. BGB |
| Disziplinarmaßnahmen | 3 Jahre nach Austritt von Beschäftigten und Abschluss eventueller arbeitsrechtlicher Verfahren gem. §§ 195 ff. BGB |
| Dokumente zu gerichtlichen Verfahren/erwirkten Titeln | 30 Jahre nach § 197 Abs. 1 BGB |
| Eignungsnachweise | Sofern Nachweise erbracht werden müssen, welche die Fertigkeiten/Befähigung von Beschäftigten belegen, kann sich eine Aufbewahrung an z.B. gewährten Garantien oder der Produkthaftung sowie einschlägigen Rechtsvorschriften orientieren. Ansonsten Löschung drei Jahre nach Austritt von Beschäftigten gem. §§ 195 ff. BGB. |
| Ein- und Ausfuhrbelege i.V.m. Zoll | 10 Jahre nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO i.V.m. § 257 HGB nach Kalenderjahrende (z.B. zum Nachweis einer steuerfreien Lieferung oder Einfuhr) |
| Einwilligung zu Newsletter | Einwilligung bleibt so lange bestehen, wie der Newsletter versandt wird. Löschung erst nach Widerruf nach 3 Jahren gem. §§ 195 ff. BGB; Datum/Nachweis einer Einwilligung muss nachgehalten werden |
| E-Mails | Grundsätzlich werden E-Mail wie Handelsbriefe behandelt und sind nach § 147 AO i.V.m. § 257 HGB nach 6 Jahren zu löschen. Sofern zur Dokumentation der Einhaltung der GoBD notwendig, Aufbewahrung von 10 Jahren nach § 147 AO i.V.m. § 257 HGB möglich. E-Mails zum Nachvollzug der Ausführung des Geschäftszwecks können grds. nach drei Jahren nach den allgemeinen Verjährungsvorschriften §§ 195 ff. BGB gelöscht werden. Weiter als 10 Jahre führende Aufbewahrung ist im Einzelfall erforderlich und muss begründet werden (z.B. bei Strafanwälten). |
| Fahrtenbuch | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Führerscheinprüfung bei Nutzung Fuhrpark oder Dienstwagen | Protokolle der letzten beiden Prüfungen aufbewahren. Eine halbjährige Kontrolle hat sich in der Praxis etabliert. Um den Entzug der Fahrerlaubnis tatsächlich zeitnah zu erfahren, wäre eine monatliche Prüfung sinnvoll. Alternativ kann die Prüfung tagesgenau bei jeder Ausgabe des Fahrzeugschlüssels erfolgen. Kopien des Führerscheins sind nicht erforderlich. Die Gültigkeit wird von den Prüfenden bezeugt und dokumentiert. |
| Führungszeugnisse | Im Rahmen von §§ 195 ff. BGB bis zu 30 Jahren, je nach Art der Tätigkeit (bspw. Einzelbetreuung von Kindern > 30 Jahre gem. §§ 197, 199 Abs. 3 Nr. 2 BGB) |
| Gefahrstoffunterweisung | 40 Jahre, wenn mit krebserzeugende und keimzellmutagene Stoffe (KMR-Stoffe) der Kategorien 1A und 1B gearbeitet wird. Die Unterweisung der Beschäftigten muss 40 Jahre nach Ende der Exposition noch nachgwiesen werden, § 10a GefStoffV, so auch der Einsatz von Gefahrstoffen in bestimmten Arbeitsbereichen. |
| Gefahrstoffverzeichnis/Expositionsverzeichnis KMR-Stoffe | Expositionsverzeichnis für krebserzeugende und keimzellmutagene Stoffe (KMR-Stoffe) der Kategorien 1A und 1B 40 Jahre gem. § 10a Abs. 1 Nr. 1 GefStoffV aufbewahren. Die Zentrale Expositionsdatenbank (ZED) des Instituts für Arbeitsschutz der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung nimmt Dokumentationen entgegen und hält diese vor, Rechtsgrundlage der Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V. m. § 10a Abs. 3 GefStoffV. Damit könnte eine Aufbewahrung im eigenen Bereich verkürzt werden, sofern Zugang zu den Daten in der ZED besteht. Hinweis: Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber den Beschäftigten einen Auszug aus dem Verzeichnis auszuhändigen, der die sie betreffenden Angaben enthält. Der Arbeitgeber hat einen Nachweis über die Aushändigung wie Personalunterlagen aufzubewahren. |
| Gehaltsabrechnungen einschließlich Sonderzahlungen | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Geldwäscheprävention | Daten, die zu Zwecken der Geldwäscheprävention erhoben wurden werden nach 10 Jahren nach Ende der Geschäftsbeziehung gem. § 8 Abs. 4 GwG gelöscht. |
| Geschenknachweise | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Handelsbriefe (nicht Belege!) | 6 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Hinweisgeberschutzgesetz | 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gem. § 11 Abs. 5 HinSchG. Eine längere Aufbewahrung ist nach Maßgabe von § 11 Abs. 5 HinSchG möglich, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. |
| Interessentendaten bei Kontaktaufnahme durch Interessent | Speicherung auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO aufgrund vorvertraglicher Maßnahmen. Aufbewahrungsfrist orientiert sich an der gewöhnlichen Dauer einer Geschäftsanbahnung (in der Regel 1-3 Jahre), bis sie zur Angebotserstellung führt. Sobald ein Angebot erstellt wurde, erweitert sich die Speicherdauer auf sechs Jahre nach § 257 HGB. |
| Interessentendaten bei Kontaktaufnahme durch Verantwortlichen gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO | Speicherung auf Basis des berechtigten Interesses im Rahmen von Art. 6 Abs. 1 lit. f i.V.m. Erwägungsgrund 47 S. 7 DSGVO, sofern nicht Interessen der Betroffenen überwiegen und die Anforderungen des § 7 UWG erfüllt sind. |
| Inventare (§ 240 HGB) | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Kassenbücher/-blätter | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Kontoauszüge | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Kündigungsschreiben, Aufhebungsverträge | 10 Jahre nach Austritt und Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Lärmkataster | Lärmkataster für 30 Jahre nach § 4 LärmVibrationsArbSchG |
| Leistungsbeurteilungen | 3 Jahre nach Austritt von Beschäftigten gem. §§ 195 ff. BGB |
| Lohn- und Gehaltsabrechungen | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Mahnbescheide und Mahnungen | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB (wenn keine Mahngebühr enthalten, dann 6 Jahre, da nur Handelsbrief) |
| Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Nutzungsprotokollierung IT/Internet/WLAN im Rahmen der Datensicherheitsanforderungen nach Art. 32 DSGVO | Systemlogfiles mind. 4-6 Monate, bis zu 1 Jahr (in der Regel dann Zweck entfallen), Internetverbindungsdaten 7 Tage nach BGH Urteil, Urteil des Bundesgerichtshofs vom 13.01.2011, Az: III ZR 146/10 |
| Patientendaten in Arztpraxen, nach Abschluss der Behandlungen | 10 Jahre nach § 630f BGB, längere Aufbewahrung nach erweiterter Verjährungsfrist nach § 199 Abs. 3 BGB für 30 Jahre in Verbindung mit weiteren Vorschriften, z.B. Röntgenbilder nach § 28 RöV |
| Personalakten | 10 Jahre nach Austritt gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Personalbögen (auch bei Änderungen der Angaben) | 10 Jahren nach Austritt von Beschäftigten gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Rechnungen (Ein- und Ausgangsbelege) | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Reisekostenabrechnung | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Sanktionslistenabgleich | 10 Jahre nach Erstellung des Beleges zum Geschäftsfvorfall nach § 147 AO i.V.m. § 257 HGB, da ggf. steuerrelevant (z.B. für Exportkontrolle). Vorsicht bei Belegen mit Nachweis zum Zoll, hier gelten 10 Jahre zwingend. |
| Schulungsnachweise, Weiterbildungsnachweise von Beschäftigten | 3 Jahre nach Austritt gem. §§ 195 ff. BGB |
| Sicherheitsüberprüfungen | Nachweise zu Sicherheitsüberprüfungen an Personen fünf Jahre nach Ausscheiden aus der Tätigkeit gem. § 19 Abs. 2 SÜG aufbewahren. Bei erweiterten Prüfungen 15 Jahre, beim BND bis 30 Jahre nach Ausscheiden der Person aus der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit nach § 22 Abs. 2 lit. d SÜG |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Telefonverbindungsdaten | Die Einzelverbindungsnachweise nach 6 Monaten oder nach Rechnungsprüfung löschen; Belege nach 10 Jahren löschen nach § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Unfallmeldungen | 5 Jahre nach § 24 Abs. 6 DGUV, Vorschrift 1. Kann bei Einzelfällen auf 30 Jahre aufgrund von vermuteten Schadensersatzansprüchen gem. § 199 Abs. 2 BGB erweitert werden. |
| Urlaubsdokumentation | 10 Jahre Kalenderjahreende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB (Urlaubsrückstellungen sind relevant für den Jahresabschluss). Urlaubsanträge nach 2 Jahren löschen, da kein Zweck mehr gegeben. |
| Versorgungsakten (z.B. bAV) | Vernichtung nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist. Besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Daten 30 Jahre aufzubewahren, siehe Eintrag „Arbeitsverträge“. |
| Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 AO i.V.m. § 257 HGB |
| Zollbelege | 10 Jahre nach Kalenderjahrende gem. § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO i.V.m. § 257 HGB (z.B. zum Nachweis einer steuerfreien Lieferung oder Einfuhr) |