Löschfristen und Nachweis der Löschung

Elektronischer Speicherplatz verursacht heutzutage nahezu keine Kosten mehr. Daher geht die Unternehmenspraxis zumeist den Weg, jegliche Daten einfach aufzubewahren. Das erleichtert, zukünftig Datenanalysen durchzuführen und den unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachzukommen. Für viele Daten ist das auch kein Problem und datenschutzrechtlich zulässig.

Personenbezogene Daten

Problematisch wird die Aufbewahrung von Daten, wenn diese identifizierbaren Personen zugeordnet werden können. Das Datenschutzrecht sieht bezüglich personenbezogener Daten vor, diese nur für vorher festgelegte und rechtskonforme Zwecke zu verarbeiten. Zur Verarbeitung gehört hierbei auch das Speichern von Dateien und Aufbewahren von Unterlagen. Entfällt die Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung oder sind personenbezogene Daten nicht mehr erforderlich, um den Zweck zu erfüllen, für den sie ursprünglich gespeichert wurden, so müssen sie gelöscht werden.

Persönlich sollte dies für jedermann nachvollziehbar sein. Warum sollte eine Organisation von mir Daten verarbeiten dürfen, ohne dass dafür noch ein legitimer Grund besteht?

Anonymisierung

Wichtig ist, dass nur personenbezogene Daten zwingend gelöscht werden müssen. Daten ohne Personenbezug oder anonymisierte Daten betrifft diese Löschpflicht nicht. Daten sind nicht automatisch anonym, wenn kein Name mehr damit verknüpft ist. Vielmehr darf kein Rückschluss auf die Person, die die Daten betreffen, mehr möglich sein. Ein Rückschluss kann sich oftmals aus dem Kontext mehrerer Einzelinformationen ergeben.

Aufbewahrungsfristen

Alle Daten – auch personenbezogene – dürfen aufbewahrt werden, wenn es hierfür wichtige Gründe gibt. Diese Gründe können sich aus dem Zweck der Datenverarbeitung selbst oder aber auch aus vertraglichen und gesetzlichen Grundlagen ergeben. Aufgrund der Komplexität der gesetzlichen Löschfristen, ist die Erstellung eines Löschkonzepts ratsam. An diesem können sich Mitarbeiter des Unternehmens orientieren, wann welche Daten zu löschen und welche Dokumente zu vernichten sind. Weiter unten im Beitrag finden Sie eine Auflistung verschiedener Aufbewahrungsfristen als Ankerpunkt.

Dokumentation der Löschung

Eine Löschung von Daten muss im Rahmen der Datenschutz-Rechenschaftspflicht dokumentiert werden. Grundsätzlich ist dem Verantwortlichen selbst überlassen, wie dies geschieht. Wenn eine Löschung nicht automatisch in einem System festgehalten wird, kann sie beispielsweise bei der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert werden.